Artikel für die Chorzeit eChormanagement – ein standardisierbarer Prozess?

<span>Artikel für die Chorzeit</span> eChormanagement – ein standardisierbarer Prozess?

In allen Chören herrschen ähnliche Grundbedürfnisse nach Organisation und Struktur. Somit stehen Chorleiter und Chormanager oft vor dem gleichen Problem: Wie organisiert und koordiniert man ressourcensparend die anfallende Arbeit rund um Konzertteilnahmen, Probenanwesenheit, Terminabstimmungen, Kommunikation, Zuständigkeitsverteilung, Materialien-Upload, Homepagebetreuung etc..

Häufig gibt es für jeden Bereich eigene Zuständigkeiten – und ein individuelles Tool der Wahl, das die Arbeit erleichtert und sich über die Jahre „eingenistet“ hat: Doodle, Excel und Cloud-Dienste liegen dabei ganz weit vorne. Und natürlich Zettel und Listen, die in Chorproben durch die Sitzreihen wandern. Für viele sicherlich keine unbekannte Situation, für manche vielleicht auch absolut zufriedenstellend. Andere begeben sich jedoch auf die Suche nach nützlicher Software, mit der sie die immer wiederkehrenden Organisationsvorgänge und Standardprozesse der verschiedenen Ebenen händeln und auch die Chormitglieder differenziert einbinden können.

In den letzten Jahren wird man diesbezüglich zunehmend fündig: Heute existiert eine Handvoll Programme, die spezifische Gesamtlösungen für die interne und (zum Teil) externe Chororganisation anbieten. Ziel ist dabei immer, Fehler in der Planung und Durchführung zu eliminieren und den Informationsfluss und die Arbeitsschritte zu optimieren. Die Autoren der Anwendungen sind in den meisten Fällen programmiererfahrene Chorsänger, die sich aus Mangel an Alternativen selbst ein solches Programm geschrieben und es in der Folge öffentlich zugänglich gemacht haben.

Einige der umfangreicheren Tools im Bereich Chormanagement habe ich im Folgenden – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – für die Chorzeit beschrieben.

 

Choir Manager

Die webbasierte Software Choir Manager wird von der G&L Geißendörfer & Leschinsky GmbH aus Köln derzeit noch kostenfrei zur Verfügung gestellt: Das Programm ist seit 2011 im Netz zugänglich. Derzeit sind rund 500 Chöre registriert, aktiv genutzt wird das Programm von ca. 150 z. T. auch internationalen Chören. Auf der Basis des Anwender-Feedbacks wird das Programm beständig weiterentwickelt.

Innerhalb des Programms sind zwei verschiedene Rollen mit entsprechend differenzierten Zugangsrechten wählbar: Chorleiter oder Sänger. Als zentrale Funktionen stehen die Terminkoordination und -übersicht, die Mitgliederverwaltung und interner Nachrichtenversand zur Verfügung. Das Programm ist funktional überschaubar, übersichtlich aufgebaut und optisch ansprechend gestaltet. Die Funktionen sind selbsterklärend angelegt. Als Sprachen sind deutsch und englisch wählbar.

Für das 1. Quartal 2018 ist ein Relaunch angedacht, im Anschluss werden Monatsgebühren (ca. 10 – 20€ je nach Ensemblegröße) pro angemeldetem Chor anfallen. Für Sängerinnen und Sänger wird der Zugriff auf das Portal jedoch kostenlos bleiben. Geißendörfer und Leschinsky haben das Programm so angelegt, dass es sich finanziell höchstens selbst tragen, jedoch keinen Profit abwerfen muss. Für die Zukunft steht zum einen die Entwicklung einer App im Raum, des Weiteren könnten Mehrwertdienste wie z. B. eine Notendatenbank, Druck von Werbematerialien und Konzertprogrammen implementiert werden.
www.choirmanager.com

 

BlankChoir

BlankChoir ist eine elektronische Dienstleistung der BankMusic GmbH aus Mainz. Gründer und Geschäftsführer ist Dr. David Zitzlsperger, der das kostenfreie Programm 2017 ins Leben gerufen hat, das derzeit von ca. 1000 Chorleitern genutzt wird. BlankChoir setzt sich aus den zentralen Bausteinen Chorverwaltung, Notenmanagement, Terminabstimmung mit Dokumentenversand und Websitebaukasten mit Social-Media-Anbindung zusammen. Zitzlspergers Anliegen bei der Programmierung war es, Strukturen zu schaffen, um verschiedene Ebenen sinnvoll und automatisiert miteinander zu verbinden – als Analogie diente ihm hier ResearchGate, das soziale Netzwerk für Forscher aller Wissenschaftsbereiche. BlankChoir bildet perspektivisch eine Art Special Interest Community für Chormusik.Mit BlankChoir kann man mit nur ein paar Klicks professionelle Websites für den eigenen Chor erstellen. Mit einem integrierten Websitebaukasten kann man ein eigenes Design einstellen und Inhalte der Website pflegen, hinzufügen und verschieben – weitgehend ohne Webkenntnisse. BlankChoir erlaubt das einfache Abstimmen von Probenterminen und Konzerten, das zentrale Verwalten von Noten, Spielstätten und Probenräumen sowie das Organisieren und Bewerben von Konzerten; eine Werkdatenbank erstellt automatisch Vorschläge für das eigene Chorrepertoire. Ein Dienst sucht im Internet nach Berichten zum eigenen Chor und ermöglicht das direkte Einbinden dieser Berichte sowie eigener Beiträge als Blogartikel in die eigene Chorwebsite. Durch eine optionale Anbindung von Facebook und Twitter werden automatisch alle Informationen synchron gehalten.

Das Vernetzungspotenzial ist der besondere Pfiff dieses Konzepts, das damit erst bei einer gewissen Mindestmenge von Nutzern richtig greift, die derzeit wohl noch nicht erreicht ist. Davon abgesehen ist BlankChoir einfach zu handhaben, optisch ansprechend und verständlich, voller interessanter und sinnvoller Funktionen und kostenfrei.
www.blankchoir.org

 

ChoirGenius

Das Programm ChoirGenius wurde 2009 vom kanadischen Barbershop-Sänger Tom Metzger auf den Markt gebracht, weshalb es gerade in dieser Szene sehr verbreitet ist. Derzeit wird es von rund 1000 Gruppen genutzt. Die Kosten des Programms richten sich nach der Ensemblegröße und liegen zwischen 9 und 100 C$ pro Monat, spezialisierte Zusatzmodule sind optional buchbar. Den deutschen Produktsupport besorgt Barbershop-Sänger Thomas Wardin aus Bergisch Gladbach – in seiner Freizeit. Ihm ist auch die deutsche Übersetzung der Plattform zu verdanken; derzeit sind ca. 80-90% aller Funktionen übersetzt.

Das Programm verknüpft in sinnvoller Weise die Bereiche Chormitglieder, Termine und Repertoire. Die Mitgliederdatenbank beinhaltet Profilinformationen, Kontaktdaten, Kategorien und vieles mehr. Den Sängern können unterschiedliche Rollen mit unterschiedlich weitgehenden Berechtigungen zugewiesen werden. Die Anwesenheitsverfolgung ist intelligent angelegt, erkennt Trends und regt ggf. Gespräche an. Auch die üblichen Kommunikationswerkzeuge wie Email, Benachrichtigungen, Blog, Newsletter, Umfragen etc. sind im Paket enthalten. Das Programm bietet zudem ein integriertes Website-Modul, mit dem man auf der Basis verschiedener Themes seine Seite gestalten kann.

Ein Herzstück des Programms sind die Musik- und Lernwerkzeuge. Neben der Musik-Bibliothek zur Ablage von Noten, Lern-Tracks und sonstigem Material bietet das Programm eine Proben- und Auftrittsplanung. Der Chorleiter kann den einzelnen Mitgliedern die zu lernenden Stücke zuweisen und mit Datum verfolgen, auf welchem Lernstand der einzelne Sänger ist, um Proben zu planen und Konzertprogramme zu gestalten. Dies setzt natürlich voraus, dass die Choristen den jeweiligen Stand der Dinge im Programm mitteilen – im Barbershop anscheinend ein gängiges Verfahren. Das Programm bietet eine Bühnenplanung, die die Sänger nach Stimme, Größe oder sonstigen Merkmalen platzieren kann. ChoirGenius verfügt über ein integriertes CRM-System, das u. a. auch die Bereiche Marketing, Ticketverkauf, Rekrutierung und Zuschussanträge beinhaltet.

Die Navigation und der Aufbau des Programms wirken optisch befriedigend, aufgrund der Vielzahl der Funktionen ist die Bedienung jedoch etwas anspruchsvoll.
www.choirgenius.com

 

 

 

Konzertmeister

Dieses Planungstool Konzertmeister wurde seit 2016 federführend von Stefan Stift aus Wien entwickelt; 2017 wurde Konzertmeister 2 für Android und Web veröffentlicht, die iOS-Version soll Anfang 2018 erscheinen.

Stefan Stift ist selbst Kapellmeister und Chorleiter und wirkt in verschiedenen Ensembles mit. Mit dieser Erfahrung hat er eine App nach seinen eigenen Wünschen und Anforderungen entwickelt – in erster Linie, um sich selbst die organisatorische Arbeit zu erleichtern. Primäres Ziel war und ist also, Ensembleleitern die Verwaltung von Proben- und Auftrittsterminen so einfach wie möglich zu machen. Der Fokus liegt dabei auf der Kommunikation der Termine an die Mitglieder sowie auf einem einfachen Überblick über die Anwesenheit der Akteure bei Proben und Konzerten.

Konzertmeister ist auf allen Plattformen kosten- und werbefrei nutzbar und wird zurzeit von rund 1200 Vereinen genutzt, darunter befinden sind rund 150 Chöre. Optisch ist das Programm sehr elegant gestaltet, funktional bleibt es bisher überschaubar.

Aufgrund der sehr positiven Resonanz sind allerdings Weiterentwicklungen geplant: Die Vision ist die Entwicklung einer Plattform, die einfache Lösungen für alle gängigen Aufgaben in einem Musikverein oder Chor anbietet – von der Verwaltung organisatorischer Einheiten wie etwa dem Vereinsvorstand über die Organisation variabler Besetzungen oder zeitgebundener Projekte bis hin zur Motivation der Mitglieder über spielerische Ansätze.

Derzeit ist die Software komplett kostenfrei. Um Anwendern auch dauerhaft einen Service leisten zu können, ist eine Aufspaltung in eine freie und eine kostenpflichtige Pro-Version mit größerem Funktionsumfang geplant. Die Pro-Variante soll in einer Abo-Version zur Verfügung stehen, in der pro Verein ein kleiner monatlicher Betrag zu entrichten ist, die App an sich soll frei verfügbar bleiben.
www.konzertmeister.rocks

 

 

 

BNote

Das Softwarepaket BNote wurde 2011 von den beiden Hobby-Musikern und Wirtschaftsinformatikern Stefan Kreminski und Matti Maier entwickelt – beide spielten gemeinsam in einer Big Band bei München. Als kleines Abstimmungs- und Probenmitteilungs-Tool auf der Website gestartet, weckte es schnell die Aufmerksamkeit anderer Bands: Seit 2013 ist BNote kostenfrei im Internet erhältlich. Alle Funktionen sind quelloffen und lizenzkostenfrei verfügbar. Das Programm ist auf Deutsch, enthält zudem eine integrierte Übersetzungsoption ins Englische für die Mitgliederfunktionen.Das Programm dient heute mit all seinen Funktionen der Organisation von Proben, Konzerten, Abstimmungen, Aufgaben, Mitspielern, Equipment, Reservierungen und ist nicht nur im Chorbereich, sondern in den unterschiedlichsten Musikgattungen verbreitet. BNote konzentriert sich allerdings auf die interne Organisation und Kommunikation von Bands und Ensembles und deckt eher nebenher auch die Chorsparte mit ab.
www.bnote.info

 

 

 

CHOR4ME

Das Chor-Software CHOR4ME ist ein Produkt der AG MEDIA GmbH mit Sitz in Wien. Das Programm befindet sich erst seit 2017 auf dem Markt und wurde unter Leitung von Oswald Gstöttner für den Salzburger Bachchor erstellt, der derzeit noch der einzige Nutzer des Programms ist. Terminverwaltung, Projektplanung, Buchhaltung/Kalkulation, Mitgliederverwaltung sowie ein Dokumentenmanagement sind die Hauptfunktionen.

Die Programmoberfläche wirkt sehr edel und lässt sich auf das individuelle Corporate Design anpassen. Das Programm ist in zwei verschiedenen Versionen (Basic / Pro) erhältlich, die sich in der Anzahl der Funktionen unterscheiden. Die Einrichtungspauschale liegt zwischen 480€-4.800€, zusätzlich fallen Servicepauschalen für den Support an (gestaffelt, je zwischen 25€-480€).
www.chor4me.com

 

 

Chorator

Das Programm Chorator befindet sich derzeit noch in der Entwicklung. Martin Wandelt, Geschäftsführer von Virthos Systems, plant in diesem Jahr zumindest eine Version mit den wichtigsten Kernfunktionen herauszubringen. Chorator ist als Netzanwendung konzipiert, die über jeden Webbrowser benutzt werden kann. Die Mitglieder brauchen sich dort nicht zu registrieren (mit Name, Passwort etc.), die Kommunikation läuft allein per E-Mail und personalisierten, verschlüsselten Links. Die Kernfunktionen des Programms werden der Chorkalender, ein Downloadcenter, Repertoirelisten, Blog, Email, Mitgliederverwaltung, Kontaktdaten, Terminfinder, Galerie und eine Chronik sein.
www.chorator.de

 

Die nähere Betrachtung der oben genannten Programme zeigt, dass alle Tools in den Grundfunktionen sehr dicht bei einander liegen. Es sind also eher die Zusatzfunktionen, die den entscheidenden Unterschied bei der Auswahl machen – und da wird jeder interessierte Chor sein passendes Programm finden.
Optisch liegt mir persönlich der ChoirManager am nächsten, von der Funktionalität und Vernetzungsidee her überzeugt dann jedoch ganz klar BlankChoir – obwohl erst ganz neu auf dem Markt. Die vielseitigen Proben- und Musikfunktionen von ChoirGenius sind im Einzelfall sicher auch ein starkes Argument, BNote ist vermutlich eher für Bands interessant. CHOR4ME präsentiert sich als solides und edel verpacktes Produkt, das aber wenig im Verhältnis zum recht hohen Preis stehenden Zusatznutzen zu bieten scheint.

Langfristig wird sich zeigen, ob solche Programme tatsächlich das Nebeneinander von Doodle, Excel, Dropbox und Co. ablösen können – zu wünschen wäre es! Auf lange Sicht fördert eine effiziente Organisation nämlich nicht nur reibungslose Abläufe, sondern auch die musikalische Entwicklung eines Chores.

Die getesteten Programme im Überblick:geschrieben von Nina Ruckhaber für die Chorzeit, Januar 2018
>> zum gedruckten Artikel in der „Chorzeit“ (02/2018)

Ein Radio-Bericht bei Vocals On Air zum Thema: